MENGGUNAKAN EMAIL UNTUK KOMUNIKASI
A. MENDESKRIPSIKAN FUNGSI E-MAIL SEBAGAI ALAT KOMUNIKASI
1. Penggunaan internet untuk komunikasi (email)
E-mail(electronic Mail) merupakan salah satu fasilitas tertua dalam pengfunaan internet. E-mail merupakan fasilitas internet yang paling banyak dimanfaatkan oleh pengguna. Setiap hari hampir jutaan pesan dikirimkan ke segala tujuan. Dengan adanya e-mail maka akan mempermudah orang dari seluruh penjuru dunia untuk saling berkomunikasi dalam waktu singkat.
salah satu alasan disebarluaskannya penggunaan internet sebagai jaringan komputer internasional adalah karena fleksibel dari berbagai jenis komputer yang dapat terhubung dengan internet. Jadi apa pun jenis komputer kamu, apa pun cara yang kamu gunakan untuk mengakses internet, dan apapun jenis program e-mail yang kamu gunakan, kamu akan tettap dapat mengirim atau menerima surat melalui internet.
Terdapat dua jenis layanan e-mail, yaitu sebagai berikut.
* E-mail yang berbasis web
pada jenis ini seluruh aktivitas mengirim atau menerima e-mail dilakukan melalui sebuah situs yang disebut web mail. Setiap kali akan menggunakan e-mail, pengguna harus terhubung terlebih dahulu dengan internet. Beberapa web mail penyedia layanan internet gratis sudah banyak tersedia di internet, misalnya telkomnet mail, yahoo mail, hot mail.
* E-mail yang berbasis client
Dibutuhkan sebuah perangkat lunak apabila akan menggunakan e-mail pada e-mail jenis ini, misal nya eudora atau microsoft outlook. Fasilitas yang di sediakan perangkat lunak tersebut,antara lain fasilitas untuk menulis dan mengolah e-mail tanpa harus terhubung dengan internet.
2.Fungsi e-mail sebagai alat komunikasi
e-mail berasal dari kata electronic mail. e-mail atau surat elektrokin adalah salah satu cara untuk mengrimkan pesan dalam format data elektronik dari satu komputer ke komputer lain nya. pesan yang terdapat pada e-mail di buat dengan pengolahan kata yang menghasilkan suatu dokumen dan kemudian di kirim kan secara elektronik dengan menggunakan komputer. komputer tersebut terhubung dengan komputer lainnya(misalnya dengan modem) dan data di kirimkan melalui jalur tersebut. e-mail merupakan alat komunikasi yang mudah,murah,dan cepat.
penggunaan e-mail memungkinkan data di kirim secara elektronik sehingga samapai di tujuan dengan sangat cepat. kamu dapat mengirim file berupa program, gambar, grafik, dan file lainnya. kamu juga dapat mengirim e-mail ke beberapa orang sekaligus pada saat yang bersamaan.
e-mail juga dapat digunakan untuk mengirimkan surat atau ucapan selamat kepada keluargadi kampung halaman atau luar negeri. dalam bidang bisnis, e-mail sudah digunakan untuk melakukan kesepakatan bisnis atau mengirimkan dokumen penting.
selain memberikan banyak manfaat kepada para penggunanya, e-mail juga mempunyai dampak negatif. misalnya, sebagai alat penyebaran virus komputer dan alat komunikasi orang yagn mempunyai tujuan buruk lainnya, seperti para teroris yang menggunakan e-mail untuk menghubungi anggotanya di belahan dunia lain untuk melakukan rencana jahat mereka.
Terdapat banyak cara untuk mendapatkan e-mail, diantaranya sebagai berikut.
* Melalui penyedia e-mail gratis
cara ini merupakan cara yang paling mudah untuk mendapatkan e-mail. kamu tunggal mengunjungi web penyedia tersebut, mengisi data pribadi lalu kamu pun akan memiliki e-mail sevara instan. contoh penyedia layanan ini adalah yahoo(mail.yahoo.com), plasa(www.plasa.com), telkom(www.telkom.net).
* Undangan dari teman
Cara kedua ini adalah melalui undangan dari temanmu yang telah memiliki account pada penyedia layanan e-mail tersebut. kamu tidak dapat mendaftarkan diri tanpa undangan dari salah satu yang telah menjadi anggota. Contoh layanan ini adalah layanan e-mail yang disediakan oleh google(mail.gmail.com).
* Dari internet service provider(ISP)
ISP adalah perusahaan yang melayani koneksi internet. Beberapa contoh ISP di indonesia, antara lain adalah indosatNET,WasantaraNET, dan INDO.NET. koneksi internet dilakukan berdasarkan jumlah jam akses atau hak paki selama 24jam perhari. kamu harus mendaftarkan diri kepada penyedia layanan tersebut untuk mendapatkan layanan e-mail.
*Dari perusahaan
E-mail yang diperoleh dari perusahaan adalah e-mail yang diberikan oleh suatu perusahaan. ciri khasnya adalah alamat e-mail ini memiliki identitas perusahaan dimana e-mail tersebut terdaftar. untuk mendapatkan e-mail jenis ini , seseorang harus menjadi karyawan dari perusahaan tersebut.
*Memesan sendiri
Cara ini bertujuan untuk mendapatkan e-mail khusus yang dapat kamu tentukan sendiri. Mulai dari nama domain, identitas kamu, serta fasilitas yang ingin kamu dapatkan dari e-mail tersebut. untuk mendapatkannya, kamu harus memesan domain terlebih dahulu, kemudian memesan paket hosting untuk server kamu, baru kemudian kamu akan dapat menggunakan e-mail tersebut.
B. MENDESKRIPSIKAN PERSAMAAN DAN PERBEDAAN MAILBOX DI KANTOR POS(FISIK) YANG MEMILIKI INDENTITAS DAN KUNCI DENGAN MAILBOX E-MAIL(LOGIK) YANG MEMILIKI USER ID DAN PASSWORD
memiliki Identitas dan Kunci dengan Mailbox E-mail yang Memiliki User ID dan Password
Pengiriman surat dengan menggunakan media konvensional akan menghasilkan sesuatu yang jelas dan isinya tidak harus selalu di klarisifikasikan. Sedangkan melalui e-mail adakalanya informasi yang terkandung di dalamnya perlu di konfirmasi ulang kepada si pengirim terutama untuk sesuatu yang sifatnya penting dan tidak ada hubungannya dengan pembicaraan sebelumnya.
Penggunaan E- mail memiliki sebuah kotak surat yang di sebut dengan mailbox yang tersimpan dalam mailserver. Untuk dapat membuka mailbox, pengguna harus memasukkan user ID dan kata kunci ( password ). Mailbox memiliki sebuah alamat sebagai pengenal agar dapat berhubungan dengan mailbox lainnya, baik dalam penerimaan dan pengiriman pesan. Pesan yang di terima akan di simpan dalam mailbox, selanjutnya pemilik mailbox sewaktu – waktu dapat melakukan pengecekan isi, membaca, menjawab, menghapus, dan mengirim pesan.
C. MENGGUNAKAN ALAMAT TUJUAN DAN SUBJEK UNTUK MEMBUAT E-MAIL
Terdapat penyedia alamat E-mail , antara lain :
• Yahoo! Beralamt di mail.yahoo.com
• Gmail, Beralamt di mail.gmail.com
• Hotmail, Beralamt di www.hotmail.com
• Plasa Beralamt di www.plasa.com
1. Melakukan pendaftaran di yahoo mail
Kemunculan jaringan internet, membuat cara kehidupan manusia berubah, dari membaca, komunikasi, pembelajaran sampai transaksi. Hampir setiap segi kehidupan manusia bertolak belakang dengan cara kehidupan tradisional, dulu harus menghabiskan waktu yang tidak sedikit, serta mengerjakan sesuatu secara bertahap dan proses yang rumit untuk mendapatkan keinginan kita. Namun sekarang cukup dengan menggerakkan jari tangan anda masuk ke jaringan internet maka keinginan anda langsung terpenuhi. Di zaman yang penuh perubahan ini, mungkin kita bukan seorang yang mahir dalam menentukan kebijaksanaan, namun langkah kita dituntut untuk selalu mengikuti perubahan yang terjadi setiap saat. Selain mengikuti trend untuk berinternet, ada lagi cara yang lebih antusias lagi yaitu menggunakan cara digital yang paling modern menciptakan ruang khusus di dunia internet, serta mengumumkan kepada seluruh dunia bahwa kita telah menjadi salah satu pengguna di internet. Dibawah ini kita akan mempelajari cara mengajukan atau register email, untuk membangun jalur informasi yang lebih praktis dan mudah.
- Gunakan software browser Internet Explorer yang ada di desktop anda, kemudian ketik alamat website http://id.yahoo.com di kolom alamat website, kemudian gunakan mouse klik tombol “Search” yang ada di sebelah kolom untuk membuka homepage Yahoo.
- Pilih tulisan “Mail” di sebelah kanan homepage, lalu klik tulisan tersebut untuk masuk ke tampilan halaman pendaftaran / register email Yahoo.
Setelah masuk ke tampilan halaman pendaftaran email, klik tulisan “Daftar Sekarang”.
Pada tampilan pilihan ID dan sandi, masukkan data diri dan ID anda.
Kemudian, pada halaman tampilan bawah terdapat bagian “Ketentuan Layanan” pilih tombol “Saya Setuju”.
D. MELAKUKAN ATTACHMENT FILE DALAM E-MAIL
* Mengirim e-mail
Masuk ke email dengan menggunakan ID yang baru selesai didaftar!
Setelah masuk ke halaman tulis, pertama2 bagian "kepada" diisi alamat email yang dituju, kemudian "topik" diisi dengan isi surat, kemudian tekan "Lampirkan File".Setelah itu akan muncul halaman baru untuk memindahkan file ke dalam surat tersebut.
Setelah berhasil melampirkan file untuk dikirim, di bagian bawah bisa ditulis isi surat yang mau dikirim, setelah itu tekan tombol "kirim". Surat akan otomatis dikirimkan ke alamat yang dituju.
* Mengirim attachment file dalam e-mail
Langkah-langkah yang digunakan untuk mengirim e-mail attachment adalah sebagai berikut:
- Klik tombol Start → All Programs kemudian klik Microsoft Outlook.
- Klik tombol New Missage.
- Isikan email address tujuan pada kolom To:, jika ada lebih dari satu email address tujuan, tekan enter, kemudian ketikkan email address berikutnya.
- Pindahkan kursor pada kolom Subject: , kemudian ketikkan tema surat Anda. Perhatikan tampilan berikut.
- Klik tombol Attachment (insert file berada disebelah tombol send) maka akan tampil layar sebagai berikut.
gambar : Tampilan Insert File – Attachment
- Kemudian double klik file (misal nama file yang akan dikirim:, memberi nama komputer) maka akan tampil layar sebagai berikut.
gambar : Tampilan File yang akan dikirim
- Klik tombol Send, maka file tersebut akan terkirim ke alamat yang Anda kirimkan.
E. MELAKUKAN REPLY DAN FORWARD
1.Lihat mail yang anda terima di inbox, klik mail tsb untuk membukanya,setelah anda baca, jika anda akan membalas maka ketik balas
2.Jika anda hanya ingin meneruskan mail tersebut ke teman anda ketik forward dan masukkan alamat email tujuan. Tips : jika email yang kamu terima ada lampiran (attachment) dan kamu ingin memforward email tanpa lampiran, kamu bisa menghilangkan tanda (V) checklist pada file attachment.
F. MENGELOLA E-MAIL
Berikut tips mengelola e-Mail secara profesional:
- Ikutilah tata krama dalam mengirim email, khususnya jika email itu penting. Buatlah pesan secara singkat, terfokus dan jelas.
- Hargai penerima email Anda dengan ucapan sapaan hormat semacam ‘terima kasih’ dan sebagainya. Buatlah pula subyek email dengan jelas.
- Hati-hati, jangan sampai mengirim email pada orang yang salah. Teliti selalu sebelum membeli mengirim email penting.
- Jangan hanya memakai 1 alamat email untuk segala urusan. Bagi-bagi alamat email Anda untuk urusan bisnis, pertemanan, mailing list dan sebagainya agar tidak menimbulkan kebingungan karena banjir email.
- Mengecek seluruh akun email mungkin akan terlalu menyita waktu. Solusinya, Anda bisa memakai software gratis seperti Prompter. Software ini bisa otomatis mengumumkan email yang masuk pada pengguna serta mengorganisir email.
- Jangan tekan tombol ‘kirim’ terlalu cepat. Baca ulang email Anda untuk meminimalisir kesalahan seperti salah ketik atau salah kata. Terlalu banyak kesalahan dalam email bisa mempengaruhi persepsi penerima bahwa Anda ceroboh dan tidak menghargai sang penerima pesan.
- Seringkali Anda lupa bahwa Anda perlu mencantumkan ‘attachment’. Untuk itu, pastikan ‘attachment’ jangan sampai ketinggalan.
- Atur email dengan mengelompokkan dan memasukkannya kedalam folder sesuai dengan kategorinya, agar kita mudah untuk mengeceknya kembali dan isi email menjadi lebih rapi.
- Jangan sembarangan register keanggotaan pada satu layanan website yang menggunakan email, karena pihak penyedia layanan bisa saja memanfaatkan alamat email untuk keperluan seperti spam dan sebagainya.
Membuka/menyimpan attach file:
1. Buka e-mail yang mengandung file attach.
2. Klik nama file attachment.
3. Klik scan and download attachment.
4. Klik Download attachment jika file benar-benar terbebas dari virus.
5. Akan muncul kotak dialog dengan pilihan:
open, untuk membuka.
save, untuk menyimpan.
cancel, untuk membatalkan.
6. Jika ingin menyimpan file attachment klik save, lalu pilih pada save as direktori yang ingin dijadikan tempat penyimpanan.
H. KODE ETIK PENGGUNAAN EMAIL
1. Membalas segera surat yang intensitasnya penting.
2. Mengefektifkan kata-kata.
Hal yang Harus Ditaati:
1. Hindari penggunaan huruf kapital secara berlanjut, karena dapat diartikan sebagai teriakan.
2. Hormati privacy orang lain.
3. Jangan teruskan surat berantai.
4. Jangan melakukan spam.
5. Hapuslah pesan reply bila tak perlu.
6. Jangan mudah tersinggung.
7. Bersabarlah dalam menunggu balasan.
8. Jangan mengirim e-mail dalam attachment yang berkapasitas besar.
9. Hindari penggunaan kata-kata pedas.
10. Hindari kesalahan ejaan dan tata bahasa.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar